如何應用逐字稿軟體無痛國際接軌，最佳化跨國遠距協作

隨著遠距工作和混合工作模式的出現，合作的需求比以往任何時候都更加重要。同事必須成功地在不同辦公室、工作配置甚至不同時區之間協同工作。

不幸的是，科技並未跟上這種需求的步伐。儘管有許多工具可用於促進遠距會議，例如Zoom或Google Meet，但其他對業務合作至關重要的領域經常被忽視。

有了Vocol.AI，團隊可以應對所有這些關鍵的協作需求。乍看之下，Vocol可能看起來像另一個語音轉文字的逐字稿軟體。但事實上，Vocol以轉錄為基本用例，用以賦予更高層次的協作功能。透過將這些需求集中到Vocol，團隊擁有了一個統一的中心，用於所有協作，這樣可以最小化從一個軟體切換到另外一個軟體的轉換成本，並最大化提高生產力。

翻譯一份給同事的文字稿

關於工作，現在的世界變得更平等了。同事可能會與來自不同國家和地區的人合作，雖然多元文化的勞動力提供了許多優勢，例如觀點多樣性，但它也面臨著挑戰，最基本的挑戰之一是語言的隔閡。

如果一個位於日本的團隊以英語舉行遠距會議，他們可以邀請新加坡的同事參加，但如果一些與會者經常使用他們的當地語言進行對話，後者可能無法把握主要內容，因此，他們可能無法進行後續的行動。Vocol透過自動轉錄英語、日語和中文，產出對應逐字稿，以及超過25種語系的翻譯功能，有效解決了這個問題。

有了這個功能，跨國同事和團隊在需要時可以無縫協作，將會解決所謂「語言隔閡」的問題，他們可以非常輕鬆地與來自中國的Min或來自日本的Ken分享訊息。

以下快速說明如何運作:

1. 用戶上傳會議錄音

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2. 在逐字稿介面中，點擊「翻譯」。用戶向下滾動以查看轉錄的逐字稿內容，也可以更改發言者的名稱。

3. 下拉選單，用戶選擇他們想要將轉錄翻譯成的語言。

4. 用戶點擊「確認」以確定他們的語言選擇。

5. 用戶選擇位於選單欄右上角的通知，然後前往指示翻譯完成的通知。

6. 用戶還可以點擊轉錄面板中選擇的語言按鈕。

在逐字稿上新增評論

遠距會議的另一個常見問題是主要結論不明確，簡單來說，Jane認為重要的事情可能與John認為的不同，結果造成營運混亂：重要的任務可能因不當處理、因不行動而延誤，甚至完全被忽視。

利用電子郵件或Slack聊天或許能解決這個問題一點點，但實際上幫助很有限。因為這些討論是基於原始逐字稿之外的溝通平台，加上內容是被主觀地摘要出來過的，所以後續的流程容易變得很混亂，有時甚至會搞不清楚。Bob提到的市場行銷點子可能實際上和團隊其他成員的理解不太一樣。

Vocol透 過評論解決了這個問題，有了這個功能，參與者可以查看會議逐字稿（原始版本或翻譯版本之一），並選擇要評論的部分，透過對討論的具體部分進行評論，會議參與者可以就主要結論達成一致。

以下快速說明如何運作:

1. 用戶上傳會議錄音

2. 使用者可以選取文字的一部分，然後加上評論，方法是將該部分文字標記或者點兩下

標註合作夥伴

有些軟體允許團隊成員對文檔進行評論，但卻缺乏標記功能。在這種情況下，評論留言有兩種方式變得無效。若是缺乏標記功能，團隊成員將不得不查看整個文件，尋找可能適用於他們的評論，這個過程無疑是浪費大量的時間。而具備標記功能的話，團隊成員不需要查看文件，他們也不會錯過涉及他們的評論。

標記解決了這兩個極端的問題。在Vocol上，使用者可以將留言評論的標記給特定的團隊成員，這在會後協作中達到了完美的平衡：他們不必查看整個文件，但仍然會收到針對他們的評論的提醒。

以下說明如何操作:

1. 使用者使用標記功能時，需先輸入 「@」，然後選擇正確的團隊成員。

2. 使用者會輸入一則評論給被標記的人，然後點擊 "確認"。

3. 現在該人已成功被標記，並且評論已經在評論介面中建立成討論串。

與同事分享，共享文檔

分享文檔的權限也是至關重要，除了在團隊內部進行內部協作外，團隊成員還可能需要與來自其他部門的同事，甚至來自其他組織 (如合作夥伴、供應商等）的員工合作。

不幸的是，軟體往往因嚴格的使用限制而經常限定特定的人才可以開啟特定檔案，Vocol完全不會有這個問題，在我們的平台上，用戶可以輕鬆邀請協作者，協作者可以透過註冊免費的Vocol帳戶來瀏覽檔案。

以下說明如何操作:

1. 用戶選擇「分享」

2. 輸入電子郵件給他們想分享文檔的用戶

3. 選擇「分享」後，用戶可以看到協作者已成功獲得對文檔的權限。

遠距協作不必遙遠

儘管同事們可能相距甚遠，但協作的行為不必也遙遠。企業需要優先考慮那些能在會議結束後持續給予幫助的會議工具，有了Vocol，企業不必擔心這些問題。

Vocol具有各種功能，包括逐字稿、翻譯、會議評論、標記和共享。雖然這些功能可能看似標準，但它們在會議逐字稿領域長期被忽視。

這些功能對全球團隊的好處至關重要。它們可以跨越語言進行溝通，根據特定部分內容發表觀點，讓同事對開始關注某個項目，並將文件權限分享給任何必要的合作者。

因此，使用Vocol的團隊可以像在同一空間中一樣進行無縫協作。