如何透過待辦事項更好地協作

在這系列的第一部分，我們探討了Vocol.ai如何透過各種工作流程增強協作。這些包括將轉錄翻譯、在轉錄中添加評論、標記同事以及與他們分享訪問權限。

在這篇文章中，我們將談論待辦事項，這是解決遠程和混合工作中一個非常現實的問題。畢竟，視訊會議疲勞不僅僅是一種感覺，而是一種影響：當同事因連續不斷的會議而感到勞累時，協作將變得更加困難。儘管這些事項可能在會議中有所討論，但人們常常會忘記應該做什麼，以及誰負責什麼。

Vocol.ai透過待辦事項解決了這個問題。這些待辦事項是透過生成式人工智慧（AI）技術創建的，它們將應該完成的任務與對話中提到的具體時間點相關聯，這樣員工就更容易了解工作的背景和上下文。此外，Vocol.ai還提供了其他功能，以補充這一核心功能，例如根據需要分配和重新分配任務、設定截止日期和緊急程度，甚至可以在完成任務時進行核對，使整個協作過程更加高效和有組織。

如何分派待辦事項給同事

會議結束後，經常會發生一些事情被遺漏的情況。重要的工作可能未能完成，或者關鍵的合作夥伴可能未能聯繫上。這並不是因為每個人突然忘記了這些事情，而是因為同事們忘記了誰負責這些事情。例如，Jane可能認為是Simon負責，Simon可能認為是Jordan負責，而Jordan可能認為是Jane負責。這種情況因為大家都在互相推卸責任，而不清楚誰真正負責什麼事項。

公司必須盡力避免這種心理遊戲。在會議後，不僅應該有明確的任務路線圖，還應該清楚指明每個任務的負責人。不幸的是，公司通常試圖通過會議記錄來處理這個問題。通常情況下，一個人會在會議進行中記錄筆記，詳細說明誰應該做什麼。然而，這種方式經常失敗，因為沒有可靠的方法來共享和查看這些紀錄。雖然記錄者可以將會議紀錄發送給其他人，但同事們通常會跳過閱讀有關他們特定任務的部分。这就導致了混亂和責任不明確的情況。

Vocol.ai的待辦事項是解決這個問題的更好方式，因為同事們會收到有關分配給他們的任務通知，如果需要還會收到即將到來截止日期的自動提醒。這樣可以確保每個人都知道自己負責什麼，並且任務不會被遺漏或混淆。

以下說明如何運作：

1. 從首頁開始，使用者可以上傳一個會議錄音。

2. 使用者前往「文件」選項以選擇內容或上傳新的內容。

3. 一旦上傳完成，待辦事項將由人工智慧自動生成，並分配給正確的合作者，前提是他們之前已經獲得了對該文件的造訪權限

4. 使用者也可以手動添加待辦事項。使用者選擇他們想要添加待辦事項的文字內容

5. 使用者輸入待辦事項後，點擊"發送"

如何編輯待辦事項的重要細節

即使團隊就待辦事項和負責每個任務的人達成一致，截止日期仍然可能被遺漏。對大多數企業來說，錯過截止日期可能具有災難性的後果，這可能也意味著產品推出的延遲、重要客戶的損失。

有兩個常見的截止日期問題。第一個問題是，儘管可能已經設定了截止日期，但員工卻忽略了它，因為它位於不容易找到的地方，比如深埋在會議紀錄中。第二個問題是一開始根本沒有設定截止日期，領導者僅僅相信某個事項會被迅速完成，但員工未能交付。

Vocol.ai解決了這兩個問題。用戶可以設定截止日期，這在協調世界時（Coordinated Universal Time）上有明確標註，這有助於國際團隊在多個時區工作時，員工無論身在何處，仍然能夠確切知道何時到期，而無需轉換時間造成的混淆，用戶還可以打開提醒功能，這樣分配待辦事項的員工將會收到有關即將到期日期的自動提醒。

除了截止日期之外，Vocol.ai還允許用戶設定優先級，可以選擇低、正常、高或緊急。儘管這個功能看似微小，但對於團隊來說卻可能產生重大影響，因為團隊通常不會就不同任務的重要性達成一致。Jane可能忽視了一個實際上很緊急的任務，而Jordan可能不經意地將注意力集中在整個團隊認為是低優先級的任務上。低估和高估特定任務的緊急性都會導致同樣的問題：資源被浪費。

除了截止日期和優先級之外，用戶還可以編輯待辦事項的名稱和描述，以進一步強調其相對重要性。這個功能可能看似微小，但可以幫助團隊更好地理解任務的重要性。

以下說明如何運作：

1. 點擊"創建待辦事項"後，使用者可以添加更詳細的描述