会議を最大限活用する。 効率化を加速させ、会議を活性化させる5つの方法

企業が新しいテクノロジーの導入を考えるとき、一般的にはマーケティング、セールス、カスタマーサービスなど、顧客向けの機能に焦点が当てられます。社内業務、特に会議のような平凡なものにはあまり注意が払われません。

その結果、会議はあまりにも長い間、変わらないままになってきました。同僚がミーティングを提案し、カレンダーの招待状が送られ、Google MeetやZoomを使って参加する。今や企業では誰もが当たり前のように行っていることです。

このような会議はあまりに平凡であるため、従業員は会議に参加することを避け、参加した時よりもさらにエネルギーを失って帰ってしまうことになります。この事実が、「メールでもよかった会議」という言葉の出現の原因であることは間違いありません。

しかし、テクノロジーは会社の会議を活性化させ、より効率的で生産性の高い、そして信じられないかもしれませんが楽しいものにすることができます。企業に正しい方向を指し示すために、平凡な会議を活性化できる会議関連ソフトウェア5つをウォッチリストにまとめました。

Thursday

リモートワークやハイブリッドワークの最大の課題の1つは孤立です。従業員同士は確かに頻繁に顔を合わせるかもしれませんが、オフィスでのような気軽な雑談ははるかに少ないでしょう。このようなコミュニケーションの欠如は、職場の人間関係を弱めてしまいます。

企業はこの傾向を逆転させるためにThursdayを利用することができます。Thursdayは、リモートワーカー同士で仲を深める活動をするためのインターフェイスを企業に提供します。これには、ジェスチャーゲームのようなみんなが知っているものから、Doodle Raceのようなオリジナルゲームまであります。その他のアクティビティは、より確実に会話を中心にデザインされています。Know Your Teamでは、2人の社員がランダムにペアになり、"子供の頃の一番楽しい思い出"などのお題が割り当てられます。Loungeでは、チーム全員が集まり、社員がさまざまな質問でお互いを調査し合います。

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この様なアクティビティは些細なことに見えるかもしれませんが、心地よい会議を始めるスタートラインに立てるのです。チームメンバーは同僚をより知ることができ、更に、お互いに協力することが容易になります。

Miro

ブレーンストーミング"や"コラボレーション"がユーザーインターフェースでホワイトボードのアイコンで表現されることが多いのには理由があります。それは共通のスペースにアイデアを書き留めることができれば、チームメイトの間でアイデアを出しやすくなるからです。残念なことに、リモートミーティングによってホワイトボードは過去の遺物となってしまいました。それに、ブレーンストーミングでは、参加者は大声でアイデアを出さなければならないが、これはあまりうまくいかないかもしれません。

‍Miroはより良い方法を提供します。最も人気のあるホワイトボードアプリの1つであるMiroは、ユーザージャーニーからスクラムイベントまで、あらゆるものの構想に利用できます。このアプリには、ブレーンストーミング、ダイアグラム作成、マッピング、戦略計画など、チームがホワイトボードを始めやすくするテンプレートもあります。さまざまなカテゴリーには、マーケティング、エンジニアリング、製品管理、さらには営業など、会社のあらゆる部門向けの使用例があります。
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誰もが視覚的な人間ではないかもしれませんが、アイデアが目の前で実現するのを見ることには、ある種の満足感があります。Miroはその手伝いができます。

Pigeonhole

オンラインミーティングの他の問題点としては視覚的な手がかりにかけることです。オンラインミーティング中にビデオをオフにすることは当たり前になってきたので、プレゼンターや参加者は、同僚がどのような反応をしているか掴むことができません。同僚たちは、もしかしたら困惑しているかもしれないし、悲しんでいるかもしれないし、もしくはトピックに関して怒りを抱いているかもしれませんが、それを窺い知ることはできません。

‍Pigeonholeはこの問題にQ&Aを使って対処しています。Pigeonholeを使うことで、視聴者はプレゼンターや同僚に質問をすることができます。それに対して事前に設定していた選択肢から答えたり、記入して答えたりできます。例えば、一人が「我々の次の活動に向けて課題になりうることはなんですか？」と質問したとします。すると同僚からその場で答えが返ってくるのです。

Pigeonholeによって、同僚がビデオを切ってしまっている間、不安に駆られることはありません。その代わり、同僚からリアルタイムのインサイトを得ることで、会議では見過ごされてしまうような問題への対処に役立てることができます。

Workrooms

Metaのメタバースは定期的に揶揄されているが、Web3テクノロジーの顕著な応用例のひとつは企業向けのWorkroomsです。MetaのOculusの製品であるWorkroomsは、バーチャル・リアリティの中でチームが会議を行うことができます。

社員は彼らの特徴を捉えたデジタルアバターを作ることができます。彼らのディバイスもWorkroomsの中に表されます。なので、バーチャルリアリティと現実世界の隔たりが少なく感じます。このプロダクトには空間オーディオやハンドトラッキング、表情豊かなアバター（財務担当のボブがあなたの企画を好いてないってわかるかも）を通して、よりリアルな会議を感じてもらえる仕様になっています。

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バーチャルリアリティで定期的にミーティングを行うことの実用性を批判する人もいるかもしれませんが、他の実用性を見出すことはできます。学生時代の遠足のように、時折バーチャル・リアリティーに行くことで、残りの会議時間に対する活力を得ることができるのです。

Vocol

ほとんどのビデオ会議ソフトは、議事録作成機能をネイティブレベルで提供しているため、従業員は実質的に何もせずとも会議の議事録を作成することができる。しかし、これらの内蔵機能にはいくつかの問題があります。1つ目は、特に話し手が英語以外の言語や専門用語を多用する分野でコミュニケーションをとっている場合、文字起こしの品質が低いことです。もうひとつは、文字起こしが生きた文章ではないということで、文字起こしをもとに共同作業をするのは難しくなります。

Vocolはこの現状を変えるために設計されました。まず、Vocolはグローバルチーム向けに構築されており、英語、日本語、中国語など25の言語のいずれかに文字起こしを翻訳することができます。Vocolは異文化間のコラボレーションを促進するだけでなく、社員がテープ起こしの特定の部分にコメントできるようにすることで、出席者全員が足並みを揃えて作業することができます。ユーザーは特定の同僚をタグ付けすることもでき、関連する項目が見逃されないように設定できます。最後に、従業員は文字起こしを非出席者と共有することもでき、組織内のサイロ化を解消し、コラボレーションの向上を促進します。

Vocolの最も優れた点は、どのようなユーザーでも直感的に使える単純さです。Vocolを手にしたチームは、文字起こしをコラボレーション、ディスカッション、そして最終的なアクションのためのハブへと活性化させることができます。

平凡な会議に別れを告げましょう

会議は社会人生活の黎明期から存在していたかもしれないが、そのように古く感じる必要はありません。企業は、チームビルディング、ブレーンストーミング、エンゲージメント、そして最も重要なミーティング後のフォロースルーを改善するツールを使って、ミーティングを活性化させることができます。Vocolのようなツールを使うことで、従業員のただ集まりであった会議を、真の意味あるコラボレーションのための踏み台へと変えることができるのです。

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